Klant Waardering 9,8

rapportage, training,

training Rapporteren Notuleren

Notuleren

2.1 Inleiding Syllabi
In de meeste overlegsituaties is het een goed gebruik om het gesprek op een of andere manier vast te leggen, te notuleren. Soms is de afspraak dat ieder naar eigen behoefte aantekeningen maakt, omdat men een gezamenlijk verslag overbodig vindt. Meestal echter willen de deelnemers de beschikking hebben over een verslag dat zij samen beschouwen als de correcte weergave van het overleg. Notulen kunnen verschillende functies hebben: als informatiebron voor deelnemers en niet-deelnemers, geheugensteun, bewijsmateriaal en verder als controlemiddel op de continuïteit van het werk. De functie van de notulen bepaalt de keuze voor de soort notulen: een uitvoerig verslag, een beknopt verslag of een actie- en besluitenlijst. In dit hoofdstuk gaan we daar dieper op in. Vervolgens komen de taken van de notulist aan bod en geven we richtlijnen om het notuleren systematisch aan te pakken. Daarbij laten we het uitvoerig verslag buiten beschouwing.

2.2 Functies van notulen
In de meeste overlegsituaties is het gebruikelijk om vast te leggen wat er is bediscussieerd, besloten en afgesproken. De deelnemers aan de vergadering willen achteraf nog eens nagaan wat er is afgesproken, welke acties er in de komende periode van hen wordt verwacht en wat de uitgangspunten zijn voor een volgende vergadering. Daarnaast kunnen notulen hun nut hebben als bewijsstuk: een vergaderlid kan via de notulen aantonen dat hij een bepaalde uitspraak heeft gedaan of een bepaald standpunt heeft verdedigd.

Notulen kunnen dus de volgende functies hebben:
ze dienen als geheugensteun voor de aanwezige vergaderleden;
ze bieden afwezigen inzicht in wat er is besproken en besloten;
ze bieden aan- en afwezigen aanknopingspunten voor het voorbereiden van de volgende vergadering;
ze vormen het bewijsmateriaal voor het feit dat men bepaalde standpunten en argumenten naar voren heeft gebracht, zowel tegenover de achterban, als tegenover de vergaderleden;
ze maken controle op de continuïteit van het werk mogelijk, doordat iedereen weet welke besluiten zijn genomen en welke afspraken moeten worden nagekomen.

Niet al deze functies zijn altijd even belangrijk. Een parlementsvergadering stelt hoge eisen aan de uitgebreidheid van de notulen, omdat alles wat wordt gezegd later terug te vinden moet zijn. Notulen van een werkoverleg dienen vooral als geheugensteun en actieplan. Als u weet waarvoor u de notulen wilt gebruiken, dan kunt u de vorm van de notulen daarop afstemmen. U kunt beslissen een uitvoerig verslag te maken, een beknopt verslag of alleen een actie- of besluitenlijst.

2.3 Soorten notulen
Er is een aantal mogelijkheden om een overleg schriftelijk vast te leggen. Die mogelijkheden verschillen vooral op het punt van uitgebreidheid van het verslag.

In de praktijk komen we de volgende verslagsoorten tegen:
het uitvoerig verslag, waarin de besprekingen tijdens de vergaderingen op de voet worden gevolgd;
het beknopt verslag, waarin de hoofdlijnen van de discussie met argumenten, besluiten en afspraken terug te vinden zijn;
de besluiten- of actielijst, waarin alleen de uitkomsten van de besprekingen zijn opgenomen.

Er bestaan ook mengvormen. Zo zien we vaak een besluiten- en actielijst toegevoegd aan het uitvoerige en het beknopte verslag. Wanneer kies je voor welke vorm?

2.3.1 Het uitvoerig verslag (`notuleren op naam spreker’)
Verschillende groepen/partijen komen regelmatig bij elkaar om problemen op te lossen, besluiten te nemen of informatie uit te wisselen. Deze vergaderaars vertegenwoordigen verschillende groepen of partijen. Het gaat meestal om vergaderingen van bijvoorbeeld een ondernemingsraad met een directie, een overleg tussen bedrijven die gaan fuseren, enzovoort.

Kenmerkend voor het uitvoerig verslag is dat je erin kunt terugvinden welke spreker welke bijdrage heeft geleverd. Bovendien wordt de discussie chronologisch behandeld. De notulist ordent de informatie dus niet. Zo zullen bijvoorbeeld argumenten voor en tegen een voorstel in dit type notulen door elkaar te lezen zijn, omdat dat nu eenmaal de volgorde was waarin de sprekers de argumentatie hebben gevoerd. Voor deze notuleervorm wordt vooral gekozen als de notulen in een later stadium als bewijsmateriaal moeten fungeren. Bijvoorbeeld bij vergaderingen waarin onderhandelingen worden gevoerd waarover de vergaderleden verantwoording moeten afleggen aan hun achterban. Te denken valt aan een vergadering van de ondernemingsraad. Het is dan belangrijk voor de betrokkenen partijen dat vaststaat welk vergaderlid welk standpunt aanhing en welke argumenten daarvoor zijn aangevoerd.

Deze vorm van verslaglegging heeft nadelen. Zij is erg omslachtig, en u moet er dan ook alleen voor kiezen als dat echt nodig is. Het is een mogelijkheid om voor uitgebreide notulen te kiezen bijvoorbeeld bij agendapunten waarbij principiële of controversiële onderwerpen aan de orde komen. Bij andere punten kan dan worden volstaan met een beknopt verslag. Een voorbeeld van een uitvoerig verslag.

Kennis moet Beklijven

Training Rapporteren, verslaglegging rapport ISO Kwaliteit

Onze kenmerken

BV&T zorgt voor een optimale kennisopname. Dit realiseren wij door middel van onze praktijkgerichte aanpak. Daarnaast geven wij vaak het advies om een training of cursus niet in enkele dagen achterelkaar te volgen, maar om deze over meerdere weken te verspreiden. Hierdoor zal de kennis namelijk beter opgenomen worden.

Traject op maat

Training Rapporteren, verslaglegging rapport ISO Kwaliteit

Hoe wij werken

Wanneer u een training of cursus bij BV&T aanvraagt, zal deze op maat gemaakt worden. Dit houdt in dat u de inhoud van de training of cursus bepaalt. Op deze manier ontwikkelen wij een inspirerend leertraject dat naadloos aansluit op uw organisatie. Tevens worden onze bedrijfsonderzoeken ook op maat gemaakt.